太田市個人情報保護制度について

個人情報保護制度の概要

　この制度は、市が持っている市民の皆さんの個人情報を適正に管理し、開示や訂正などを求める権利を保障し、市民の皆さんに信頼される市政を推進することを目的としています。

対象となる個人情報

　個人情報とは、生存する特定の個人が識別され、又は識別され得る個人に関するすべての情報をいいます。

個人情報保護制度を実施する機関

　市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会、固定資産評価審査委員会、消防長及び議会です。

個人情報の取り扱い

1. 個人情報取扱事務の届出等
   　市の機関が個人情報の収集・利用等を必要とする事務を開始したり、変更したりするときは、その事務の名称、利用目的、個人情報の内容等の事項を届け出ます。
2. 個人情報の収集の制限
   　必要最小限の範囲で、適法かつ公正な手段によって収集します。
3. 個人情報の利用・提供の制限
   　目的以外の利用や提供は、原則としてしません。ただし、本人の同意があるときなどは、目的外の利用や提供を認めています。
4. 個人情報の維持管理
   • ア　個人情報の保管・利用をする場合は、常にその内容を適正かつ最新のものにしておきます。
   • イ　個人情報の漏えい・滅失・改ざん・き損等がないよう管理します。
   • ウ　個人情報の保管が必要でなくなったときは、これを速やかに廃棄し、登録の抹消をします。
   • エ　個人情報の適正な管理及び安全保護を図るため、個人情報保護管理責任者を置きます。

請求の種類

1. 開示の請求（市の機関が管理している公文書に記録されている自己情報の開示を請求することができます。）
2. 訂正の請求（市の機関が管理している公文書に記録されている自己情報に誤りがあるときは、自己情報の訂正（追加又は削除を含みます。）を請求することができます。）
3. 利用停止の請求（市の機関が管理している公文書に記録されている自己情報が、個人情報の保護に関する法律に違反して利用、提供等されている場合は、自己情報の利用停止の請求をすることができます。）

請求の方法

　自己情報の開示等を請求される方は、担当課の職員と相談のうえ、保有個人情報開示（訂正・利用停止）請求書に必要な事項を記入し、担当課に持参又は郵送で提出してください（必要書類等の詳細については、以下の「保有個人情報開示請求書（様式第5号）の記入方法について」をご確認ください。）。

• 保有個人情報開示請求書 [Wordファイル／27KB]

　　　　保有個人情報開示請求書（様式第5号）の記入方法について [Wordファイル／16KB]

　             委任状 [Wordファイル／14KB]（任意代理人が請求する場合に必要となります。）

• ​保有個人情報訂正請求書 [Wordファイル／26KB]
• 保有個人情報利用停止請求 [Wordファイル／27KB]​

開示・不開示などの決定

　保有個人情報開示請求書の提出があった日から14日以内（事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、30日を限度としてこの期間を延長します。）に開示・不開示の決定を行い、書面（決定通知書）により通知します。

開示の方法

　決定通知書にてお知らせした方法により、公文書の閲覧又はその写しの交付若しくは郵送を行います。

開示に係る費用

　自己情報開示の手数料は、無料です。ただし、公文書の写しの作成及び送付に係る費用については、実費を負担していただきます。

不開示などの決定に不服があるとき

　自己情報の開示請求に対する決定について不服があるときは、審査請求をすることができます。審査請求があった場合、市の機関は、太田市情報公開及び個人情報保護審査会に諮問し、その答申を尊重して審査請求に対する裁決を行います。

個人情報の開示までの流れ

請求書の提出

[請求される方]
　↓来庁又は郵送による請求（未成年者又は成年被後見人の法定代理人及び任意代理人による請求も可）
[担当課]（市の機関）
　↓決定通知書の送付
[閲覧及び写しの交付又は郵送]
個人情報の開示（又は不開示）

審査請求書の提出

　[審査請求される方]
提出↓↑裁決書の送付
　[市の機関]
諮問↓↑答申
[太田市情報公開及び個人情報保護審査会]

開示請求・開示決定等実績

※1　文書不存在　5件
文書不存在は、開示請求のあった文書が、作成もしくは取得していないためまたは規定の保存期間を経過し廃棄したため存在しないことを言います。
審査請求　0件

個人情報取扱事務の届出件数　800件
（うち特定個人情報取扱事務件数　110件）
特定個人情報は、マイナンバー（個人番号）を含む個人情報のことを言います。